N.B. TRACES fonctionne dans 22 langues sur les 23 de l'UE ainsi qu'en Chinois, Croates, Islandais, Norvégien et Russe.
TRACES regroupe plusieurs fonctions distinctes:
TRACES fonctionne en fournissant sous forme électronique, avec la possibilité de les imprimer, les certificats sanitaires vétérinaires accompagnant les marchandises ou animaux vivants lors de leur importation et de leurs mouvements dans l'Union européenne. Ces certificats vont suivre les marchandises et animaux, sous forme "papier" et sous forme électronique, tout au long de leur parcours.
- les certificats d'échanges intracommunautaires, règlement 599/2004 de la Commission.
- les certificats d'importations dans l'Union depuis un pays tiers, décision 2007/240/CE de la Commission.
- les Documents Vétérinaires Communs d'Entrée pour les animaux, règlement 282/2004/CE de la Commission, et pour les marchandises, règlement 136/2004/CE de la Commission.
C'est l'échange extemporané d'informations dans l'esprit de la directive du Conseil 90/425/CEE.
et notamment des articles 4,8,10 et 20. art 20, alinéa 1: " La Commission met en place, selon la procédure prévue à l'article 18, un système informatisé de liaison entre autorités vétérinaires, en vue notamment de faciliter les échanges d'information entre les autorités compétentes des régions où a été délivré un certificat ou document sanitaires accompagnant les animaux et produits d'origine animale et les autorités compétentes de l'État membre de destination."
A chaque étape du parcours, par exemple à l'entrée dans l'Union par un point d'inspection frontalier (PIF), un message électronique est émis par TRACES vers les acteurs concernés par ce mouvement de marchandises ou d'animaux. Si, à l'occasion d'un contrôle, un problème majeur de santé publique ou animale est identifié, la notification se double d'une notification dans le réseau d'alerte RASFF.
Sur la base du règlement 854/2004 du parlement européen, les établissements agréés sont les établissements des pays tiers agréés à l'importation de marchandises d'origine animale dans l'Union européenne. Ces établissements font l'objet d'une procédure d'accréditation conjointe des autorités vétérinaires de leurs pays et de la Commission européenne. La liste de ces établissements est disponible sur le site de l'UE et est incorporée dans TRACES ce qui permet de compléter la case "établissement" lors de la rédaction du certificat.
TRACES met à disposition la législation de l'UE couvrant le champ d'application de chaque certificat, introduit les contrôles physiques, les contrôles renforcés et les mesures de sauvegardes applicables.
C'est l'élément clef du système. TRACES archive les données concernant chaque importation ou mouvement dans l'UE de marchandises d'origine animale ou d'animaux ce qui permet de retracer instantanément les parcours en cas de problème majeur. De la même façon, TRACES conserve toutes les données concernant les marchandises refusées à l'importation avec notamment le motif du refus.
Suite à l'échec des tentatives de réseaux ANIMO et SHIFT, TRACES s'est développé très rapidement et est emblématique de l'approfondissement des structures de l'Union européenne au service des citoyens dans le cadre du premier pilier.
TRACES est sans équivalent dans le monde, si de nombreux pays utilisent une gestion informatique en réseau pour la certification sanitaire vétérinaire ( la Nouvelle-Zélande, les États-Unis d'Amérique, le Canada par exemple), TRACES est le seul exemple d'intégration supra-nationale fonctionnel à l'échelle de 27 pays et de presque 500 millions d'habitants.