Le terme « propriétaire » fait référence au fait que l'auteur garde le contrôle sur les droits de propriété et d'usage du logiciel.
Tous termes relatifs à des notions de vente ou d'achat d’un logiciel dit « propriétaire » signifient « cession de droits d'utilisation du logiciel » et ne signifient pas « transfert de propriété du logiciel ». En conséquence, le logiciel qualifié de "propriétaire" par abus de langage, et mis à la disposition d’un utilisateur, reste la propriété de son auteur, personne physique ou personne morale (entreprise) ; et l'auteur conserve les droits accordés par le droit d'auteur, notamment le monopole de la copie.
L'auteur confie son logiciel à l'utilisateur pour que celui-ci en fasse un usage défini, notamment par l'utilisateur de renoncer à étudier le fonctionnement du logiciel (rétro-ingénierie). Le renoncement à ce droit nécessite un accord explicite ; c'est pour cela que l'on parle d'un « contrat de licence » plutôt que d'une simple licence.
Pour accéder au droit d'utiliser un logiciel propriétaire, l’utilisateur doit généralement accepter un contrat dans lequel il s’interdit de copier tout ou une partie du logiciel et également de le transcrire dans un autre langage.
Par exception à ce régime général, certaines lois nationales autorisent la rétro-ingénierie et la création d'une copie de sauvegarde (backup).
Par opposition au logiciel libre, un logiciel propriétaire ne garantit pas l'ensemble des quatre libertés du logiciel libre :
En conséquence, l'auteur d'un logiciel propriétaire peut interdire à l'utilisateur :
En règle générale, l'accès au code source d'un logiciel dit propriétaire est impossible. Cependant, la mise à disposition de ce code ne suffit pas forcément à rendre libre un logiciel propriétaire.
Les conditions d'utilisation d'un logiciel relèvent du droit d'auteur parce que le logiciel est une création de l'esprit, même si de nombreuses lois du droit d'auteur traitent le logiciel comme un cas particulier.
En conséquence, un utilisateur ne peut utiliser un logiciel que dans le respect du droit de l'auteur du logiciel. Dans la plupart des cas, l'auteur du logiciel reste propriétaire du logiciel. Lorsque les auteurs sont salariés, les droits sont directement dévolus à l'entreprise par la loi (l'employeur n'a pas besoin de se les faire céder).
Les logiciels propriétaires et la plupart des logiciels libres ont un propriétaire et sont couverts par le droit d'auteur. Seuls les logiciels dans le domaine public n'ont pas de propriétaire.
La notion de « logiciel propriétaire » a été critiquée par une récente recherche sur les logiciels libres. L'auteur souligne que "la notion de « logiciel propriétaire » [...] porte selon nous à confusion car le logiciel libre a aussi un ou des propriétaire(s). C’est la licence qui donne au logiciel son statut libre ou non libre et non pas le fait qu’il soit détenu par un propriétaire."