Les étapes de la dématérialisation sont :
A l'exception de certains systèmes de partage d'information (forums, groupwares, blogs, wikis…), qui ne nécessitent pas ou peu l'emploi de documents papier, la dématérialisation correspond au processus de passage d'un support d'information papier à un support électronique.
On voit donc que le terme dématérialisation est peu approprié, puisque le nouveau support d'information, électronique, est lui aussi matériel : le stockage et la diffusion des informations nécessite de la matière.
Par conséquent, ce nouveau support d'information entraîne la consommation de matières premières (métaux des équipements électroniques) et d'énergie pour son élaboration et son utilisation, et il génère des déchets (déchets électroniques).
Le changement de support implique l'utilisation d'un :
La facture est un document établi par le vendeur et adressé au client à la suite d'une vente. Elle est obligatoire dans le cas d’une vente entre entreprises et déclenche le règlement des biens et des services objets de la transaction.
Quelle que soit sa forme, la facture doit au moins comprendre les informations suivantes relatives aux acteurs et à la nature de la transaction:
Pour l’administration, la facture sert de preuve à la transaction et permet de contrôler le montant de la TVA à acquitter et les prix pratiqués. D’un point de vue juridique, elle constitue une preuve de la transaction commerciale. C’est pourquoi elle doit être conservée 6 ans (contrôle fiscal) et 10 ans (litiges commerciaux).
Dans les secteurs habitués à utiliser les échanges de données informatisés (EDI), tels que l’automobile, la banque ou la grande distribution, il est courant, en parallèle du flux papier, d’envoyer une facture électronique. Toutefois, seul le flux papier a ici valeur probante aux yeux de l’administration et de la justice.
Depuis juillet 2003, l’admission d’un écrit sous forme électronique au même titre qu’un écrit classique est consacrée à la double condition que son auteur puisse être identifié et que l’intégralité de son contenu soit garantie lors de sa rédaction et pérennisée dans sa conservation. Cette facture électronique fiscale peut être un document non structuré, tel qu’un PDF signé, ou un message structuré, par exemple de type EDI.
Dans le cas de transactions intra-communautaires, c’est la législation du pays d’origine du fournisseur qui s’applique. Un fournisseur de fleurs des Pays-Bas peut donc dématérialiser la facture selon la législation néerlandaise, alors que son confrère niçois doit le faire selon la législation française. À cela s’ajoute la négociation commerciale entre les parties qui peut aboutir à définir un flux basé sur la législation la plus contraignante des deux, sous réserve qu’elle reste compatible avec celle du fournisseur.
En tant qu’émetteurs de factures, les fournisseurs sont l’élément clé du processus de dématérialisation de factures dans le cadre déterminé par la législation. Or, en 2007, MARKESS International constate que dans la majorité des cas, le principal élément qui pousse les fournisseurs à dématérialiser fiscalement leurs factures est lié aux demandes formulées par les clients dans ce sens, voire aux pressions exercées par eux. Pourtant, d’autres catalyseurs pourraient favoriser une adoption plus massive de la dématérialisation fiscale par les fournisseurs, comme le citent les principaux intéressés :
De leur côté, les entreprises en position de clients rejoignent leurs fournisseurs sur la standardisation des formats et le coût des solutions. Elles estiment également que d’autres facteurs pourraient pousser les fournisseurs à dématérialiser fiscalement leurs factures sortantes :
contractuels de paiement.
Dans son étude sur le sujet datant de 2007, MARKESS International remarque qu’aucun fournisseur n’a spontanément cité l’accompagnement et la formation comme des éléments accélérateurs d’un projet de dématérialisation fiscale de factures. Pourtant, en fonction du comportement adopté par les fournisseurs vis-à vis de la dématérialisation fiscale de factures, la mise en place d’actions favorisant leur adhésion à de tels projets s’avère fréquemment indispensable. Ainsi, près d’un tiers des entreprises interrogées précisent en effet avoir mis en place ou bénéficié, selon qu’elles sont en situation de clients ou de fournisseurs, de telles actions. L’accompagnement au projet de dématérialisation, la formation des fournisseurs, le conseil, l’aide à la mise en place de la dématérialisation arrivent en bonne place de ces actions. Il n’en reste pas moins que certains clients ont recours à des moyens plus coercitifs tels que l’inscription de la dématérialisation fiscale dans les conditions générales associées aux processus achats, la dématérialisation devenant une condition sine qua non pour travailler avec certains clients, voire les garder en tant que clients.