Un groupware est un système logiciel qui permet à un groupe de personnes de partager des documents à distance.
Selon Jean-Claude Courbon, le " groupware est l’ensemble des technologies et des méthodes de travail associées qui, par l’intermédiaire de la communication électronique, permettent le partage de l’information sur un support numérique à un groupe engagé dans un travail collaboratif et/ou coopératif ".
Selon Peter et Trudy Johnson-Lenz, le " groupware est l’ensemble des processus et procédures d’un groupe de travail devant atteindre un objectif particulier plus les logiciels conçus pour faciliter ce travail de groupe ".
La Commission générale de terminologie et de néologie a adopté le terme " logiciel de groupe de travail " (forme abrégée : " logiciel de groupe ", paru au Journal officiel de la République française). Une traduction aurait pu être " logiciel de travail collaboratif " ou " collecticiel ".
Raisons de créer le groupware
- Avec des mises en dossiers automatisées, la communication par le courriel seul devient vite ingérable.
- Les newsgroups tels qu'on les trouve sur Usenet représentent un progrès, mais l'accès à l'information y est insuffisamment structuré.
- De simples fichiers partagés deviennent vite trop complexes à gérer.
- Il est indispensable de disposer d'un mécanisme permettant de partager un calendrier, des listes de tâches à accomplir (avec possibilité de les déléguer) assorties de dates butoirs, et d'organiser de façon automatique des réunions par consultation automatique des plages libres de chacun (avec réservation automatique de la salle de réunion ou des salles de téléconférence également).
Les classes de fonctionnement
- Les groupes de travail peuvent être de deux types : ouverts (toute personne intéressée peut s'y joindre) ou fermés (la liste en est constituée par un ou plusieurs administrateurs et remaniée seulement par eux. Il reste bien entendu toujours la possibilité d'envoyer un courriel à un administrateur pour être admis dans le groupe si celui-ci est visible.
- Un petit groupe peut aussi être visible ou invisible à ceux qui n'en sont pas membres. Un groupe travaillant par exemple à la mise au point d'un prototype stratégique peut ne pas souhaiter rendre son activité publique.
- Enfin, des groupes peuvent être aussi fermés en ce qui concerne l'écriture, mais ouverts en ce qui concerne la lecture (quand l'avancement d'un groupe de travail est rendu public pour solliciter des suggestions) ou bien l'inverse (si l'on ouvre une sorte de hot-line électronique, chacun pourra y écrire, mais les membres du groupe de support seuls pourront dans un premier temps les lire, pour des questions de respect de la confidentialité des questions).
La réplication
Un aspect essentiel du groupware est la question de la réplication : un membre du groupe peut être amené à voyager avec son ordinateur portable. Si pendant son voyage il est isolé du groupe,
- l'ensemble du travail du groupe au moment de son départ doit être à sa disposition sur son disque dur
- il doit avoir la possibilité d'apporter des contributions au travail existant, qui sera transmis en différé
- dès son retour, dans le même temps que son travail additionnel est envoyé au groupe, l'ensemble de ses données doit être remis au niveau du groupe, qui a continué à travailler en son absence sur le réseau.
Les agendas partagés
Ces logiciels permettent de trouver un créneau horaire pour une réunion - physique ou virtuelle - en quelques clics, et sans déranger les personnes concernées. Chaque employé entre en effet son agenda dans une grande base partagée : les informations sont accessibles à l'ensemble du groupe de travail.
Pour bien fonctionner, un tel outil requiert la mise à jour détaillée de tous les agendas, mais cet objectif est rarement atteint en entreprise. En effet, les utilisateurs ne peuvent noter sur cet agenda que leurs rendez-vous officiels.
Les types de groupwares
Il faut distinguer deux familles de groupwares : les groupwares de messagerie collaborative comme Exchange, Mdaemon ou desknow, des groupwares orientés projet (projectware) comme Chronopolys ou sharepoint.
Le logiciel de référence de messagerie et de groupware le plus utilisé par les grands groupes dans le monde reste Lotus Notes Domino de IBM pouvant être utilisé en client lourd ou en client léger puisqu’il intègre un moteur web. Un grand nombre de GED sont développés sous ce logiciel.