Un progiciel est un logiciel commercial vendu par un éditeur sous forme d'un produit complet, plus ou moins clés en main. Le terme résulte de la contraction des mots produit et logiciel (mot-valise). Plus récemment sont apparus des progiciels libres, développés par des communautés d'utilisateurs.
Ce néologisme a été créé en 1973 par Jean-Erick Forge, fondateur du CXP. La définition initiale était : " Ensemble fini et défini comprenant un ou plusieurs programmes, la documentation et les conditions de support, conçu pour la réalisation d’une ou plusieurs fonctions définies et qu’un utilisateur peut acheter avec une garantie du vendeur ". En janvier 1974, le Journal officiel (vu le décret n° 72-19 du 7 janvier 1972 relatif à l’enrichissement de la langue française) a publié une liste de mots et proposé la définition suivante : " Ensemble comprenant un programme, les jeux d’essais, la documentation correspondante et susceptible d’être fournie à plusieurs utilisateurs ".
Le mot a été déposé au registre des marques par l’auteur et immédiatement donné au public par voie de presse de façon à garantir son libre usage.
Ce terme s'oppose aux logiciels développés en interne dans une entreprise pour remplir des fonctions sur mesure.
Le coût de mise en œuvre d'un progiciel (essentiellement des travaux d'installation et de paramétrage) peut être considéré comme étant moins élevé que le coût de développement complet d'une solution interne sur mesure. De plus, les délais de mise en œuvre d'un progiciel sont mieux maîtrisés (que les délais de développement complet d'une solution sur mesure) et la complexité du projet s'en trouve théoriquement diminuée.
Le progiciel complet comprend :
- les composants logiciels (par exemple sous forme de CD-ROM) ;
- une documentation en ligne et (ou) imprimée ;
- des stages de formation ;
- éventuellement une assistance à l'installation, au paramétrage et à la mise en œuvre ;
- éventuellement une assistance téléphonique ;
etc.
Le terme est très souvent employé pour des logiciels professionnels utilisés par des entreprises. Souvent, c'est un ensemble complet composé de plusieurs modules, couvrant chacun une fonction et communiquant entre eux.
Les progiciels mis en œuvre dans les entreprises couvrent principalement les grands domaines suivants :
- ERP - Enterprise Resource Planning (en français : PGI ou progiciel de gestion intégrée) - Cette catégorie d'outil intègre tous les systèmes informatisés permettant d'aider le travail dans l'entreprise. On y retrouve souvent la facturation, l'aide à la production, la comptabilité, etc. Il existe une distinction entre progiciels verticaux (propres à un métier spécifique, par exemple bâtiment, cabinet médical...) et horizontaux, dans lesquels les fonctions traitées sont plus génériques.
- CRM - Customer Relationship Management (en français : GRC gestion de la relation client) - Regroupe tous les outils permettant d'intégrer les clients dans le système d'information de l'entreprise.
- SCM - Supply Chain Management - Regroupe tous les outils permettant d'intégrer les fournisseurs au système d'information de l'entreprise.
- RH - Gestion des ressources humaines.
Windows et les suites bureautiques telles que Word, ainsi que certains logiciels plus techniques comme PACBASE ou encore DB2 et d'autres SGBD, sont parfois considérés comme des progiciels (sans doute abusivement car ils ne traitent pas d'une fonction métier de l'entreprise).
Les étapes de mise en place d'un progiciel de gestion
Le choix d'un progiciel de gestion (de type PGI plus ou moins étendu) débute par une analyse comparative des offres du marché, en général en réponse à un cahier des charges élaboré pour formaliser les besoins de l'entreprise.
Une fois le choix effectué, les principales étapes de mise en place sont les suivantes :
- analyse des écarts entre le système d'information existant de l'entreprise et les fonctionnalités offertes par le progiciel, ces écarts peuvent donner lieu :
- à des adaptations organisationnelles des modes de gestion de l'entreprise pour se conformer aux spécifications du progiciel (adopter le progiciel, c'est la solution à privilégier pour tirer parti des avantages d'un progiciel). C'est cette nécessité d'adapter l'organisation à l'outil qui le fait quelquefois qualifier de structurant,
- à des demandes d'évolution ou d'aménagements du progiciel formulées à l'éditeur (adapter le progiciel), ou, lorsque le code source est connu, à des modifications en interne,
- à des développements d'interfaces entre le progiciel et des applications périphériques ;
- définition du paramétrage nécessaire aux différents modules du progiciel ;
- spécifications des évolutions et spécifications des interfaces ;
- spécifications des règles de reprise et de transcodification des données (des anciennes applications vers la base de données du progiciel) ;
- réalisation puis tests des traitements (évolutions, interfaces, reprise des données) ;
- préparation des actions de conduite du changement :
- formation des personnels,
- communication auprès du personnel, des clients, des partenaires ou fournisseurs,
- révision des processus et de l'organisation ;
- homologation (ou encore : certification, qualification ; les termes varient en fonction du contexte) en grandeur réelle avec le paramétrage défini, avec les données reprises, les interfaces et évolutions, etc.
- répétitions ou simulations de l'opération de bascule qui permet le passage de l'ancien système au nouveau ;
- et enfin, bascule définitive sur le nouveau progiciel, généralement à l'occasion d'un week-end pour éviter de trop perturber le fonctionnement courant de l'entreprise.